Al dan niet thuiswerken of telewerken heeft al heel wat stof doen waaien. Voor de ene is dat nét wat een job interessant maakt en de balans tussen privé en werk doet verbeteren. Voor de andere is dat het niet, het lost de verwachtingen niet in. Nu het coronavirus in zicht is en bedrijven meer en meer regels invoeren om meer thuis te werken of plaatsen met meerdere mensen te vermijden, is het belangrijk thuiswerk terug te bekijken. 

Eén van de grootste belemmeringen in thuiswerk is de infrastructuur. Nochtans zou dat niet meer hoeven, er zijn voldoende mogelijkheden die je daarbij kunnen helpen. 

1.    Heb ik thuis wel dezelfde mogelijkheden als op het werk?

In de mogelijkheden voor thuiswerk zijn er drie grote opties. De ene zorgt ervoor dat je bureaublad er hetzelfde uitziet zowel thuis als op het werk. Alle programma’s die je op het werk hebt, zijn thuis ook ter beschikking. Meer nog, alles ziet er exact hetzelfde uitzien. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding.

De tweede optie zorgt ervoor dat je bestanden overal ter beschikking zijn. De programma’s om bestanden te openen, moeten op beide plekken aanwezig zijn. Bestanden die je vaak gebruikt kan je ook lokaal downloaden, zodat je geen internetconnectie meer nodig hebt om hieraan verder te werken. 

Een derde optie is een rechtstreekse verbinding met de server op je werk via een beschermde tunnel, ook VPN genoemd. Je logt vanuit thuis in op het netwerk dat op het werk beschikbaar is. Om dat te kunnen doen moet wel de nodige VPN infrastructuur opgezet zijn. Om dat te kunnen doen moet wel de nodige VPN infrastructuur opgezet zijn.

2.    Kunnen we wel samenwerken? 

1.    Documenten met collega’s delen

Het is vrij eenvoudig om bestanden beschikbaar te stellen voor alle collega’s. Net zoals een bedrijf intern een server heeft, kan deze ook extern ter beschikking gesteld worden. Het hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn, integendeel. Net zoals je gewoon bent, vind je een mappenstructuur met je bestanden in. Je kiest welke bestanden voor wie toegankelijk zijn. 

2.    Documenten met externen delen

Bestanden ter beschikking van externen stellen kan eveneens. Dat kunnen zowel grote als kleine bestanden zijn, als voor korte of lange termijn. Alle bestanden staan op een lokale server, zodat de veiligheid en regelgeving van de EU gerespecteerd worden. Externen kunnen de documenten bekijken en/of wijzigen, toevoegen al dan niet met een wachtwoord en/of beperkt in tijd. Een heleboel mogelijkheden dus om samen te werken. 

3.    Eén document verschillende versies

Ook samenwerken aan eenzelfde bestand lukt eenvoudig. Je kan verschillende versies bijhouden en kiezen welke versie de finale is. 

4.    Bijkomende mogelijkheden

Nu je makkelijk alles ter beschikking hebt, zijn er uiteraard verder mogelijkheden met webconferenties, inbellen op vergaderingen, video, op elkaars scherm mee kijken (of delen), … 

3.    Is het wel veilig? 

Veiligheid is key. Niet alleen staan je bestanden op een server in België, de verbinding daarnaartoe is eveneens een beveiligde tunnel. Bepaalde systemen zorgen ervoor dat je inloggevens meteen gelockt kunnen worden van zodra laptop of andere gestolen zijn. Daarnaast worden alle bestanden geback-uped. Mocht er daar iets mislopen, kan alles terug gezet worden. 

4.    Telefoon doorschakelen/overal beschikbaar

Niet alleen je documenten, ook telefonie kan je overal ter beschikking hebben. VOIP zorgt ervoor dat je ook op je gsm je telefoon van op het werk ‘aanwezig’ kan zetten en opnemen.